工作的本質(zhì)就在于“修理損壞的事物”、“不讓事物損壞”,、“讓事物更好”等解決各種問題的過程,。
在麥肯錫擁有豐富工作經(jīng)驗的高杉尚孝傾力定制的解決問題方法,幫助你依循解決問題的五個步驟,,制定一個有說服力的方案:
(1)發(fā)現(xiàn)問題
(2)設(shè)定具體的課題
(3)列舉并檢測此課題的各式替代方案
(4)評價各種替代方案
(5)實施解決策略
01發(fā)現(xiàn)問題
解決問題的第一個步驟是“發(fā)現(xiàn)問題”,。如果沒有發(fā)現(xiàn)問題,便無法開展解決問題的過程,。所謂“問題”,,就是現(xiàn)狀與期待之間的落差。問題的本質(zhì)都是我們所期待的狀況與現(xiàn)狀之間存在距離,。
從高杉法的觀點來看,,“距離”大致上可以分為三種“不良狀態(tài)”,換句話說,,問題可以分成三種,。
高杉法的問題類型和解決內(nèi)容
(1)恢復(fù)原狀型問題
恢復(fù)原狀型問題的狀況是:當(dāng)前不良狀態(tài)非常明顯。因此,,解決之道是恢復(fù)原狀,,只要恢復(fù)原來的狀態(tài),就能填平鴻溝,、解決問題,。簡言之,這類問題是指將已損壞的事物修理好的問題,。
(2)預(yù)防隱患型問題
預(yù)防隱患型問題的狀況是:現(xiàn)在沒有大礙,但未來將產(chǎn)生不良狀態(tài),。解決之道是預(yù)防不良狀態(tài)的產(chǎn)生,,也就是維持現(xiàn)狀。這類問題是指雖然當(dāng)前沒有出現(xiàn)鴻溝,,但如果放任不管,,未來會產(chǎn)生不良后果的問題,可說是有如一顆定時炸彈,。解決這類問題的重點在于,,如何在爆炸前拆除引線。
(3)追求理想型問題
追求理想型問題的狀況是:當(dāng)前并無大礙,,即使放置不管,,也不會產(chǎn)生不良狀態(tài),但是期望現(xiàn)狀能夠往更好的方向發(fā)展。解決之道就是實現(xiàn)理想,。追求理想型問題,,是指缺乏緊急性,容易被延后處理的問題,。
然而,,高杉法劃分的“恢復(fù)原狀型”、“預(yù)防隱患型”,、“追求理想型”這三種問題,,只不過是基本類型而已。實際上,,在大多數(shù)情況下,,幾種類型的問題會同時存在,并且互相關(guān)聯(lián),。因此,,實際上“問題”的外表非常復(fù)雜。但是,,我們要先確定核心的問題類型,,之后其他的問題類型再以附加的形式置入即可。
不管是對內(nèi)還是對外做報告,,重要的是解決對方的問題,。能夠解決對方的問題,才是好提案,。當(dāng)我們在制作提案型的簡報或文案時,,很重要的一點是將提案定位成對方面臨問題時的解決策略。
提案,,也就是解決策略的定位,,由核心問題的類型所決定。
假設(shè)對方的問題是要復(fù)原已損壞的東西,,也就是恢復(fù)原狀型問題,,那么你的提案內(nèi)容就是恢復(fù)原狀所應(yīng)該做的根本措施。如果不良狀態(tài)不但存在,,還持續(xù)不斷惡化,,提案就變成了應(yīng)急處理。
如果對方的問題為預(yù)防隱患型問題,,也就是放置不管便會產(chǎn)生不良影響,,那么你的提案就是日后避免不良狀態(tài)發(fā)生的預(yù)防策略。構(gòu)思一個預(yù)防策略是非常困難的,,所以當(dāng)制作這類問題的提案時,,多半會一并考慮問題發(fā)生時的應(yīng)對策略,。
假設(shè)對方的問題為追求理想型問題,也就是目前沒有大礙,,只想變得更好,,這時候你的提案就是實現(xiàn)理想的策略。如果對方還不清楚自己心中的理想是什么,,那么雖然你不需要建議具體行動,,但提案的內(nèi)容應(yīng)該是告訴對方如何選定合適的理想。
如果用追求理想型的想法來分析,,大家的意識就容易集中在“該如何修復(fù)”,,而不是問為什么損壞。如果不執(zhí)著于追問東西損壞是誰的責(zé)任,,那么整個組織便能更積極地處理事情,。
設(shè)定核心問題時,要站在對方的立場來思考,,如此一來,,才能設(shè)計出與對方頻率相同的文案。誠如前面所述,,將焦點放在對方認(rèn)為重要的問題上,,提案的效果才得以彰顯。
02設(shè)定具體的課題
依照問題的類型,,提案可以分為以下七種:
恢復(fù)原狀型問題→ 根本措施,、應(yīng)急處理、預(yù)防問題策略(三種提案)
預(yù)防隱患型問題→ 預(yù)防策略,、發(fā)生時的應(yīng)對策略(兩種提案)
追求理想型問題→ 選定理想,、實施策略(兩種提案)
若以金字塔結(jié)構(gòu)來說明,就是先決定主要主題的問題類型,,然后關(guān)鍵主題的課題范圍自然就被限定了,。
高杉法:問題的類型不同,對應(yīng)的課題領(lǐng)域也不同
在解決問題的過程中,,經(jīng)常被提到的重要步驟是“發(fā)現(xiàn)問題”與“設(shè)定課題”,。如果我們沒有發(fā)現(xiàn)問題,解決的過程根本無從開始,;而若是沒設(shè)定具體的課題,就找不到解決的方向,。
所謂“發(fā)現(xiàn)問題”,,就是指設(shè)定問題的類型是恢復(fù)原狀、預(yù)防隱患還是追求理想,。而所謂“設(shè)定課題”,,則是指選定“課題范圍”。
針對“恢復(fù)原狀”,核心課題是“掌握狀況”
恢復(fù)原狀”即是將損壞的東西,,恢復(fù)原來的狀態(tài),。如果解決恢復(fù)原狀型問題是主要主題,那么需要處理的課題范圍,,也就是關(guān)鍵主題,,便如下所示:
掌握狀況→ 是怎么損壞的?
應(yīng)急處理→ 如何防止?fàn)顩r惡化,?
分析原因→ 為什么會壞掉,?
根本措施→ 知道原因后,如何做才能復(fù)原,?
預(yù)防問題→ 應(yīng)該怎么做,,以后才不會又損壞?
恢復(fù)原狀型問題的核心課題范圍是“掌握狀況”,,之后是“分析原因”和“根本措施”,,然而這些都只是一般情況。在某些情況下,,必須讓其他的關(guān)鍵主題先實行,,也就是思考如何先做“應(yīng)急處理”,以防止?fàn)顩r繼續(xù)惡化,。
“預(yù)防隱患”時,,核心課題是“誘因分析”和“預(yù)防策略”
“預(yù)防隱患”就是目前沒有明顯的問題,但放任不管的話,,事情會變得很糟糕,。如果解決預(yù)防隱患型問題是主要主題,那么需要處理的課題范圍,,也就是關(guān)鍵主題,,便如下所示:
假設(shè)不良狀態(tài)→ 不希望事物以何種方式損壞
誘因分析→ 何種誘因?qū)е聯(lián)p壞
預(yù)防策略→ 如何防止不良狀態(tài)發(fā)生
發(fā)生時的應(yīng)對策略→ 發(fā)生時,如何將不良的程度降到更低
在思考預(yù)防隱患型問題的解決課題范圍時,,經(jīng)常會將預(yù)防策略與發(fā)生時的應(yīng)對策略混為一談,。預(yù)防策略的目的是降低不良狀態(tài)的發(fā)生概率,而發(fā)生時的應(yīng)對策略則是為了將已經(jīng)產(chǎn)生的傷害降至更低,。
“追求理想”時,,核心課題是“選定理想”和“實施策略”
“追求理想”,是指某事物未來不會發(fā)展成不良狀態(tài),,但仍想改善現(xiàn)狀,。如果解決追求理想型問題是主要主題,那么關(guān)鍵主題的涵蓋范圍,,即如以下所示:
資產(chǎn)盤點→ 自己的強項和弱項是什么,?
選定理想→ 根據(jù)實力決定目標(biāo)
實施策略→ 決定達(dá)成目標(biāo)的順序
03確定課題后,,要列舉替代方案
解決問題,最終期望的就是實施解決策略,,以消除現(xiàn)狀與期待之間的距離,。在你決定采取哪個解決方案以前,重要的是仔細(xì)斟酌,,先列出具有潛力的替代方案,,這是解決問題的重要步驟之一。
“頭腦風(fēng)暴”在構(gòu)思替代方案時非常有效,,頭腦風(fēng)暴法有以下四個基本規(guī)則:
(1)不能批評別人的想法
(2)盡量提出大量的想法
(3)歡迎自由奔放的發(fā)言
(4)發(fā)展別人的想法
其中,,重要的規(guī)則是不能批評別人的想法。從頭到尾都不要進(jìn)行評論,,只管提出想法,,重點在于清楚地區(qū)分想法的選取與評價的程序。
為了盡可能網(wǎng)羅所有選取到的替代方案,,頭腦風(fēng)暴是一種有效的手段,。但是,在設(shè)計提案書時,,我們不必羅列經(jīng)由頭腦風(fēng)暴所選取到的原始意見,,也不應(yīng)該這么做。大概提出三個切合實際的提案即可,。
04評價各替代方案
選出幾個替代方案之后,,接下來的步驟是評價這些方案,也就是評估各方案的利弊得失,。在評價階段,,重要的是確切的評價條目和評價標(biāo)準(zhǔn)。
在列舉評價條目時,,把其中的必要條目與優(yōu)先條目分開,,分別評價替代方案。所謂“必要條目”是解決方案當(dāng)中不可或缺的條目,,如果一個提案沒有涵蓋必要條目,,那么你不必考慮其他條目,就可以直接剔除,。另外,,雖然優(yōu)先條目并非一定要具備,不過有的話更好,。列舉必要條目時,,重要是確認(rèn)依據(jù)必要條目所提出的解決策略,是否真的能夠解決問題,。
當(dāng)我們評價替代方案時,,不能只評估它的好處,也要評估風(fēng)險,。
05實施解決策略
阻礙解決策略有效執(zhí)行的因素有很多,,下面舉出幾個代表性的因素:
“執(zhí)行團隊有策略但沒有方向,沒有具體的實施計劃,。”
“執(zhí)行團隊不理解這個解決策略,。”
“執(zhí)行團隊原本就不具備實施能力。”
“執(zhí)行團隊沒有實行意愿,。”
不管什么策略,,實行不外乎五步驟
一、設(shè)定實施的終止期限:即使具有監(jiān)控和調(diào)整方向的機制,,還是一定要記得設(shè)定解決策略的完成期限,。
二、選定實施項目:要清楚實施解決策略時的必要條件是什么,??梢赃\用頭腦風(fēng)暴法。
三,、學(xué)習(xí)知識或技能:了解需要學(xué)習(xí)什么樣的必要知識和技能,,才能完成實施策略的工作。
四,、制作實施進(jìn)度表:從終止期限逆推回去,,把各個實施項目的相互關(guān)系呈現(xiàn)出來,同時列出相關(guān)人員學(xué)習(xí)知識和技能的進(jìn)度表,。
五,、修正期限以及開始行動:根據(jù)步驟四的工作結(jié)果,修正預(yù)定終止期限,,然后開始行動,。
與其追求完美的解決策略,倒不如把目標(biāo)放在實質(zhì)的效果上,。
執(zhí)行團隊并沒有參與決策過程,,所以有時候會沒有實施動機。即使執(zhí)行團隊沒有參與決策過程,,決策者也要清楚交代這些決策是怎么來的,,以提升執(zhí)行團隊的實行意愿。